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2021/05/12
「朝イチでメールをチェックする」と仕事が遅くなる
筆者:大田忍

 

真面目な人ほどしがちな朝イチのメールチェック

現在、メールよりもLINEやSlackなどのチャットをコミュニケーションツールに使う方が増えてきていますが、それらも含め、朝イチバンにすることを避けたほうが良さそうです。理由は、2つあります。

(1)メール・チェックは仕事の先延ばしにぴったり

メールは大量に届くわりに必要な情報が少なく、また必要な情報でも大量の情報の整理にはかなりの認知資源を使います。認知資源とは「判断する力」です。これは、思い込みによってはあまり減らないのですが、基本的には、小さな判断も含めて、使うたびに減っていきます。大きな判断やクリエイティブな企画を立案するまえにメールチェックするとどうでも良いことで、多くの認知資源を使ってしまいす。しかし「何かはやっている」と感じられるので、小さな達成感は感じます。マインスイーパーのように。こうして、重要なタスクを先延ばししてしまうことになります。Julie Morgensternの『 Never Check E-Mail In the Morning: And Other Unexpected Strategies for Making Your Work Life Work』には、ここ書かれています。
メールは、間違いなく世界でもっとも便利な先延ばしデバイスです。

(2)他人の都合で頭が埋まってしまう

7,000人を対象にした調査で、1日の始めにその日の計画を建てる人たちとメールチェックをすると人たちを比較したところ、
朝イチでメールチェックをした人たちのほうが、勤務時間の半分を無駄にしている確率が82%高い
という結果になりました(※1)。さらに朝メールチェックをする人たちに比べて、
朝イチにその日の計画を建てる人々は、「今日は上手く仕事ができた」と感じて退社する確率が45%高い
ということでした。この理由は、「自分のすべきこと、したいこと」よりも先に思考に他者の都合が入ってきてしまうためです。椅子取りゲームで他者の都合が先に席を奪い、自分の都合が椅子を獲得できないようなものです。

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メールチェックを回数を減らすと生産性が上がる

そもそもメールチェックは回数を増やすと幸福度が下がります。逆に回数を減らすとストレスが減り、生産性が上がります。2015年のブリティッシュコロンビア大学の研究(※2)で、(A)メールチェックは1日に3回まで。着信通知は切る、というグループと(B)好きなだけメールチェックが出来て、着信通知はオンにする、というグループを比較しました。2週間後、(A)のメールチェックを3回に制限して着信通知をオフしたグループは、日々のストレスが減り、幸福感が上がりました。逆に(B)のメールチェックを好きなだけするグループは、ストレスが増えて、生産性が低下していました。この主な理由は、マルチタスク状態になるため。マルチタスクは本当に百害あって一利なしというほどに生産性や集中力、幸福度も低下させるようです。

対処法

対処は簡単で、
•メールや電話、チャットも含めて1日にチェックする回数を3回にすること。
•チェックするタイミングに朝イチを含めないこと(10時半ぐらいが良いかも)。

参照

※1
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